Toutes les personnes qui ont déjà déménagé dans une nouvelle maison savent que c’est stressant, que cela prend du temps et que c’est fatigant. Et malheureusement, un déménagement de bureau peut ressembler à un déménagement résidentiel sur des stéroïdes, car il y a plus à faire et à prendre en compte. Cependant, cela ne signifie pas que votre déménagement de bureau ne peut pas être un succès – vous devez simplement le planifier bien avant la date de votre déménagement. Et lorsque vous commencez à planifier, voici 7 tâches de déménagement essentielles que vous ne voulez pas oublier.
1. Organisez les tâches en fonction du calendrier
Vous devez savoir non seulement ce que vous devez faire, mais aussi quand cela doit être fait. Commencez par dresser une liste de contrôle du déménagement du bureau qui détaille toutes les tâches liées au déménagement. Ensuite, attribuez des dates à vos tâches à faire en utilisant l’une des options ci-dessous.
Placez-les dans un calendrier ou un agenda qui indique ce qui doit être fait jour après jour.
Inscrivez une date à côté de chaque tâche de votre liste.
Organisez les tâches sous des sous-titres qui donnent une date d’échéance approximative, comme “1 semaine avant le déménagement”, “jour avant le déménagement”, etc.
2. Rénovation et installation du matériel
Vous devriez commencer à chercher un nouvel espace de bureau environ 4 mois avant le jour du déménagement, dans la mesure du possible, pour vous assurer de ne pas être coincé par le temps. Une fois que vous avez trouvé un nouvel espace de bureau, vous devez commencer à réserver tous les travaux qui doivent être effectués dès que possible. Cela inclut les rénovations, ainsi que l’installation des services publics. L’idée est de tout faire avant d’installer votre équipe afin de ne pas interrompre le flux de travail et de permettre à chacun de s’installer plus rapidement. Après tout, personne ne peut travailler à plein régime avec un forage ou un martelage en arrière-plan.
Vous voudrez également échanger vos services publics pour vous assurer que tout est opérationnel, de l’Internet à l’eau, avant le jour du déménagement.
3. Changez votre adresse
Il y a peut-être plus d’endroits que vous ne le pensez où vous devez changer l’adresse de votre entreprise. En voici quelques-uns que vous oubliez peut-être.
Site Web
Signatures de courriel
Pages de médias sociaux
Matériel de marketing (cartes de visite, brochures et prospectus)
Sociétés de services publics
Annuaires en ligne
Chambre de commerce
Vous devez également vous assurer que vos clients savent où vous trouver. Pensez donc à envoyer un avis de déménagement par courrier ou par courriel un mois avant la date de votre déménagement. L’annonce du déménagement sur les médias sociaux est également fortement recommandée. Enfin, n’oubliez pas les fournisseurs et les vendeurs. Une fois que vous aurez pris possession de votre nouveau bureau, vous devriez faire expédier tout ce que vous pouvez dans cet espace juste avant le déménagement afin d’économiser sur le temps et les coûts de déménagement.
4. Informez les employés dès que possible
Ne laissez pas votre équipe dans l’ignorance. Informez votre personnel du déménagement dès que possible. Ils voudront savoir pourquoi le déménagement a lieu et ce que cela signifie pour leur travail dans l’entreprise. Une première réunion est souvent un bon moyen d’annoncer la nouvelle, suivie de courriels d’information à l’approche du jour du déménagement. Veillez également à répondre à toutes les questions qu’ils pourraient avoir – une équipe informée est une équipe heureuse et productive.
Si vous voulez aller encore plus loin dans l’engagement des employés, demandez-leur ce qu’ils aimeraient pour le nouveau bureau. Quelles commodités faciliteraient leur travail ? Qu’est-ce qu’ils n’aiment pas dans l’organisation actuelle du bureau ? Qu’est-ce qui améliorerait leur vie professionnelle ? Ils peuvent donner leur avis sur des équipements utiles ou des options d’aménagement qui pourraient autrement être négligés.
5. Demandez de l’aide
Faire appel à des déménageurs professionnels ou même simplement à des emballeurs professionnels peut éviter que le processus de déménagement ne devienne écrasant. Si vous optez pour un déménagement à service complet, tout sera pris en charge, de la recherche de fournitures à la manutention des objets lourds. Cela signifie également que vous n’aurez pas à consacrer autant de temps au déménagement, ce qui vous permettra de vous consacrer à vos activités professionnelles, et que vous ne risquerez pas de vous blesser ou de blesser vos employés.
Vous avez encore trop de choses à faire ? Engagez un gestionnaire de déménagement de bureaux. Il peut s’occuper de toutes les étapes du processus, y compris la recherche d’options pour le nouvel espace de bureau, l’information des employés et la réservation des ascenseurs pour le jour du déménagement – ce que vous devriez faire dans votre ancien bâtiment et dans le nouveau.
6. Désencombrez
Le déménagement est toujours une bonne occasion de désencombrer, et le bureau ne fait pas exception. Vous devez tout passer en revue, des tiroirs au placard à fournitures, pour vous débarrasser de tout ce qui est obsolète, cassé ou qui n’est plus utilisé.
7. Privilégiez les activités habituelles
Les employés doivent pouvoir effectuer leur travail habituel pendant la transition sans avoir à se soucier des tâches supplémentaires liées au déménagement. Cela signifie que, dans l’idéal, votre personnel ne devrait avoir à s’occuper que de ses affaires personnelles afin de maintenir le stress à distance. Si vous avez besoin d’aide pour votre déménagement, tournez-vous vers des sources externes telles que les déménageurs, les gestionnaires de déménagement de bureaux et les organisateurs professionnels.
Le déménagement d’un bureau représente beaucoup de travail, mais une planification précoce vous permettra d’éliminer une grande partie du stress de la transition.